¿Qué podemos esperar de una herramienta, cuyo nombre literal es “Filtros Avanzados”? Desde ya te lo anticipo: podemos lograr cosas muy interesantes. No dejes que el nombre te asuste, cuando termines de leer este artículo, estarás utilizando filtros avanzados de Excel como un experto.

Seguramente ya conozcas y utilices cotidianamente los filtros tradicionales en Excel, con sus característicos botones de flecha apuntando hacia abajo. De ser así, lo primero que te estarás preguntando es qué te aportan de nuevo los filtros avanzados, y por qué se llaman así.

Lo que debes saber para comenzar, es que tendremos tres componentes principales:

  • Los datos de entrada (una tabla compuesta por filas y columnas de datos, con sus respectivos encabezados)
  • Un rango de criterios, que contienen los filtros que deseas aplicar sobre tus datos
  • Un rango de salida (opcional), que te permitirá decidir si quieres filtrar tus datos en el lugar, o crear una nueva tabla (¡y podrás personalizar en ella las columnas que deseas incluir!)

Veamos cada elemento en detalle:

  • Este es nuestro rango de entrada (llamado también Rango de la lista), el cual contiene más de 100 filas de datos (puedes descargar una copia del archivo haciendo click aquí).

Analicemos de qué datos disponemos, y qué tipo de información filtrada podría interesarnos obtener:

  • El listado de personas que trabajan en Bogotá
  • El listado de docentes, de la Facultad de Ingeniería de Palmira
  • El listado de técnicos localizados en Bogotá o Medellín
  • El listado de personas que pertenecen a la seccional de Medellín, y perciben un salario superior a los $3.000.000
  • El listado de personas que pertenecen a la facultad de Publicidad de Bogotá, con sueldos menores o iguales a $4.000.000 y nacidos luego del 1/1/1970

Como posiblemente sospeches, para filtrar con éxito cada una de las condiciones anteriores, necesitaremos manejar ciertos criterios lógicos (condiciones Y, O, MAYOR QUE, MENOR O IGUAL). Estas condiciones lógicas tienen una estructura o “lenguaje” particular que es interpretado por los filtros avanzados para devolver los resultados deseados.

Para comenzar a aprenderlo, veamos el Rango de Criterios. El mismo se conforma de:

  • Un encabezado, con el mismo nombre que alguno(s) de los encabezados del Rango de la lista (datos de entrada), bajo los cuales indicaremos los criterios a aplicar
  • Una o más filas debajo del encabezado, indicando los criterios.

Tres tips que debes tener en cuenta:

  • No es necesario que coloques todos los encabezados de tu tabla original, serán suficientes los de aquellos campos que deseas filtrar únicamente
  • Las condiciones mencionadas en una misma fila representan un criterio “Y” (es decir, que filtrarán aquellos datos que cumplan con TODAS las condiciones)
  • Los criterios indicados en distintas filas representan un criterio “O” (es decir, que filtrarán aquellos datos que cumplan con CUALQUIERA de las condiciones).

Suficiente introducción, vamos a resolver directamente los ejemplos y verás qué fácil es. Empecemos por el primero:

El listado de personas que trabajan en Bogotá

Aquí tendremos únicamente un criterio para filtrar: la seccional de Bogotá. Nuestro rango de criterios estará formado por el encabezado (“Seccional”) y el nombre Bogotá debajo del mismo:

Comencemos:

  1. Seleccionamos toda nuestra tabla con los datos de entrada
  2. Nos dirigimos a Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas
  3. En la ventana que se abrirá a continuación, verificamos que el rango de sea correcto, y seleccionamos nuestro rango de criterios donde lo hayamos creado.
  4. Le damos click a Aceptar, y listo. El rango filtrado mostrará todas las personas que trabajan en Bogotá, tal cual lo solicitamos (¡puedes verificarlo, si quieres!):

Veamos ahora el segundo ejemplo:

El listado de docentes, de la Facultad de Ingeniería de Palmira

  1. Eliminamos el filtro aplicado (Datos > Ordenar y filtrar > Borrar)
  2. Creamos un nuevo rango de criterios. En esta ocasión son 3, que deben cumplirse simultáneamente: Cargo = Docente, Facultad = Ingeniería, y Seccional = Palmira. Como esta es una condición Y, la planteamos en la misma fila bajo los encabezados correspondientes:
  3. Nos dirigimos a Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas, y en la ventana que se abrirá a continuación, nos aseguramos de seleccionar correctamente cada uno de los rangos.
  4. El resultado debería ser el siguiente:

Practica con los ejemplos anteriores, y en el siguiente artículo del blog veremos los ejemplos más complejos, junto con algunas herramientas adicionales. ¡Te espero la próxima semana!