La colaboración en tiempo real en Excel marca un antes y un después:

  • Ya no requerimos intercambiar archivos una y otra vez a través de email o dispositivos de almacenamiento
  • Evitamos trabajar con versiones de archivos antiguos sin saberlo
  • Evitamos impedir el flujo de trabajo en una organización permitiendo la edición simultanea y ya no secuencial entre distintos usuarios.

Sin embargo, ¿conoces la sensación de trabajar junto con tu equipo en un archivo de Excel guardado en la nube, y el caos que se produce al modificar cada uno por su cuenta una parte distinta de un libro? Me refiero a cómo la información parece ir de un lado a otro, ya que un colega filtra u ordena la tabla que tú estás viendo, impidiéndote concentrarte en tus datos.

Afortunadamente, Microsoft ha implementado una herramienta muy interesante para este tipo de situaciones, donde cada usuario puede generar su propio entorno y a la vez trabajar de forma colaborativa, y lo ha llamado Vistas.

Como punto de partida, necesitamos que el archivo en cuestión se encuentre almacenado en la nube, es decir, en OneDrive (o SharePoint, que es el entorno que usan muchas organizaciones). Desde allí, muchas personas podrán tener acceso simultaneo al archivo, que es lo que origina el “problema” mencionado en primer lugar.

Para trabajar sin interrupciones (y sin volverte tú un obstáculo en el trabajo de los demás), puedes dirigirte a Vista, dentro de tu hoja de trabajo, y desde allí, seleccionar “Nuevo”:

De inmediato notarás que los encabezados de filas y columnas se oscurecen, y el nombre de la vista cambia de “Predeterminado” a “Vista temporal”:

Esto es una forma de indicarte que estás trabajando en tu propio entorno, donde los filtros u ordenaciones que apliques a tu tabla no se verán para los demás, y del mismo modo, tú no verás los que aplique tu equipo (mientras dure esta vista). También, un ícono de ojo aparecerá junto al nombre de la hoja activa:

¡Paz reestablecida! Puedes trabajar sin interrupciones de los demás, filtrando y ordenando como si lo hicieras trabajando solo/a. También, podrás hacer modificaciones sobre los valores de celdas individuales sin problemas, y que estos se guarden para todos. De todos modos, Excel te preguntará periódicamente si deseas ver los cambios de los demás o los tuyos únicamente.

Una opción de mucha utilidad es que se te permitirá guardar la vista personalizada para recuperarla más tarde. Esto permite ahorrar varios pasos en el proceso. Si bien se te preguntará qué deseas hacer antes de salir (presionando en el botón Salir dentro de las opciones de Vistas), puedes cambiar su nombre desde la barra superior, con lo que se guardará automáticamente para retomarla luego.

Desde el desplegable, puedes seleccionar todas las vistas creadas para el archivo:

Pero cuidado, al igual que tú podrás ver las vistas de los demás usuarios, ellos podrán ver las tuyas y modificarlas, por lo que te recomiendo utilizar nombres de vistas que resulten claros para todos, y que te permitan trabajar con tranquilidad.

Recuerda, para salir y volver a la edición normal, basta con hacer click en el ícono de Salir: