Esta es la continuación de nuestro artículo dedicado a la aplicación de la metodología 5S en nuestras hojas de cálculo. Puedes leer la primera parte aquí:

Aplica 5S para Aumentar tu Productividad en Excel (Parte I)

La metodología 5S se origina en Japón debido a la necesidad de organizar los espacios de trabajo para incrementar la productividad. Su nombre deriva de 5 principios que (en japonés) inician con la letra S, y que implican los pasos que es necesario implementar para llevarlo a cabo. Si bien estos lineamientos fueron desarrollados para procesos productivos tradicionales, podemos adaptar su filosofía para nuestro trabajo en Excel, y disfrutar los mismos beneficios:

  • Una mayor productividad
  • Un mayor orden y claridad
  • Reducción de pérdidas de tiempo y energía
  • Incrementar la satisfacción con el trabajo realizado

Ya hemos visto los primeros dos pasos: Clasificación y Orden. ¡Veamos los últimos tres!

Tercera S: Seiso (Limpieza)

Llegamos a la S de interpretación más compleja. Su significado tradicional es literal: limpiar (con paño y escoba) para mejorar la calidad y la seguridad en el trabajo. En Excel, esto aplica de modo diferente (aunque eres bienvenido/a de quitarle algo de polvo al monitor si eso te está molestando 😊).

Algo que podemos revisar en esta etapa son nuestras fórmulas:

  • ¿son demasiado complejas?
  • ¿son innecesariamente complicadas?
  • ¿El proceso de cálculo, puede llevarse a cabo en menos pasos o utilizando otras funciones más resumidas?
  • O tal vez todo lo contrario: ¿resultaría mejor dividir el proceso de cálculo en dos o más pasos, algo más extenso en general pero más claro y auditable en la práctica?
  • ¿Las referencias utilizadas pueden reemplazarse por otras más relevantes (nombres de tablas o rangos)?

La idea central de lo que buscamos en este paso es continuar obteniendo el mismo resultado de los mismos datos de entrada (no estamos eliminando esto), pero si hacerlo en un proceso de cálculo con menos “contaminación visual”, que como sabemos, dificulta la interpretación de lo que está ocurriendo, y nos dificulta hallar dónde se originan los errores.

Cuarta S: Seiketsu (Estandarizar)

El objetivo de este paso es definir una condición “normal” de trabajo aprovechando lo que se ha construido con las tres “S” anteriores. Esto nos permitirá detectar rápidamente cuando algo no anda bien (se aleja de nuestro estándar), y así evitar que un desvío se siga propagando y pueda ocasionar problemas más graves, lo que se conoce como “gestión visual”.

Desde aquí, resulta más sencillo identificar cuáles son los próximos puntos de mejora, así como continuar manteniendo los logros de los cuatro pasos que hemos realizado. Para este momento, estaremos comenzando a beneficiarnos de importantes aumentos en nuestra productividad. Ahora, ¿cómo podemos implementarlo? Te propongo algunas ideas:

  • Crear tablas de datos para organizarlos
  • Emplear validaciones de datos, para asegurarnos que se mantengan las mismas estructuras en diferentes campos
  • Emplear formatos condicionales que apliquen las reglas que definamos, y empleen un código visual coherente
  • Emplear un conjunto de colores y fuentes limitado pero con significado. Podemos representar datos estáticos con colores de relleno diferentes de los campos donde pueden introducirse variables, utilizar diferentes tamaños de fuente para crear encabezados, y mantener estos formatos a lo largo de diferentes hojas. Hay tantas alternativas como hojas de cálculo en el mundo, no te limites en este sentido para plantear una opción que te sirva.
  • Deberíamos ser capaces de replicar este conjunto de criterios en diferentes hojas, de acuerdo con el caso. Lo importante es que la información se organice y categorice de un modo interpretable, y el hecho que se repita el criterio permite que sea más sencillo asimilar la información de todo el libro, dado que no será necesario analizar cada hoja por separado.
  • Si tienes conocimientos en la creación de macros, es un gran momento para implementarlas. Las operaciones repetitivas insumen mucho tiempo, a la vez que quedan expuestas a errores dependiendo del criterio, la memoria y las decisiones del usuario. Las macros crean la estandarización por excelencia, ya que repiten siempre una misma serie de pasos condicionados por estructuras de control (condicionales, loops, entre otros). Utilizar macros te permitirá ahorrar tiempo, y asegurar que las cosas se realicen siempre del mismo modo.

Quinta S: Shitsuke (Disciplina y Compromiso)

El ciclo de las 5S no termina nunca, sino que se repite continuamente para seguir mejorando. Puedes pensarlo como una rueda que va girando mientras sube una pendiente: cada cierto recorrido, la rueda dará una vuelta completa volviendo a su punto original, pero para ese momento, habrá avanzado y subido a lo largo de la pendiente para llegar más alto. En este caso, esto significa que te encontrarás siendo más productivo/a, estarás más motivado, y encontrarás tiempo que antes dedicabas a intentar organizarte, a actividades más creativas y que te permitirán seguir avanzando en tu trabajo y por qué no, tu carrera.

¿Ya has comenzado a implementar 5S en tus libros de Excel? ¿Te gustaría compartirnos tus ideas?